Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen muss der Unternehmer eindeutig und leicht nachprüfbar nachweisen, dass er oder der Abnehmer den Gegenstand der Lieferung in das übrige Gemeinschaftsgebiet befördert hat. Andernfalls kann die Umsatzsteuerfreiheit der innergemeinschaftlichen Lieferung verloren gehen. In den Fällen, in denen der Unternehmer oder der Abnehmer den Gegenstand ins EU-Gebiet befördert, hat der Unternehmer einen Beförderungsnachweis zu erbringen, der wie folgt zu führen ist:

• Durchschrift oder Abschrift der Rechnung.
• Handelsüblicher Beleg, aus dem sich der Bestimmungsort ergibt (Lieferschein).
• Empfangsbestätigung des Abnehmers oder seines Beauftragten. Laut Umsatzsteuerrichtlinien schadet hier bereits das Fehlen einer original unterschriebenen Empfangsbestätigung.

Außerdem ist ein Buchnachweis zu erbringen, welcher folgende Informationen umfasst:

• Name, Anschrift und UID Nr. des Abnehmers.
• Name, Anschrift des Beauftragten des Abnehmers in Abholfällen.
• Handelsübliche Bezeichnung und Menge des Gegenstandes.
• Tag der Lieferung.
• Das vereinbarte Entgelt.
• Art und Umfang einer Bearbeitung oder Verarbeitung vor der Beförderung.
• Die Beförderung oder Versendung in das übrige Gemeinschaftsgebiet und den Bestimmungsort im übrigen Gemeinschaftsgebiet.

Laut Umsatzsteuerrichtlinien ist eine nachträgliche Sanierung des Mangels eines Beförderungsnachweises im Gegensatz zu einem mangelhaften Buchnachweis nicht möglich.

Der UFS (GZ RV/0305-G/08, 4.6.2009) hat nun allerdings festgestellt, dass eine diesbezügliche Differenzierung zwischen Buchnachweis und Beförderungsnachweis gegen das Gemeinschaftsrecht verstößt. Im konkreten Fall lag die Erklärung des Abholenden, dass er die Ware in das übrige Gemeinschaftsgebiet befördern wird, zum Zeitpunkt der Lieferung, nicht vor. Die Erklärung wurde jedoch noch vor Schluss der mündlichen Verhandlung vor dem Finanzgericht nachgeholt. Der ständigen Rechtssprechung des EuGH folgend rechtfertigt die mangelnde zeitliche Nähe des Nachweises bzw. die Tatsache, dass ein solcher erst nachträglich erbracht wurde, ebenso wenig - für sich alleine betrachtet - die Versagung der Steuerfreiheit, wenn die materiellen Voraussetzungen für die (steuerfreie) innergemeinschaftliche Lieferung erfüllt sind. Es ist demnach ausreichend, wenn der belegmäßige Nachweis erst nach der Ausfuhr des Umsatzes erbracht wird.

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